TAPAHTUMA PERUTTU: Kesäkauden avajaisten suunnittelua

[marrtsu 240]

Etelä-Karjalan alueen kesäkauden avajaiset 2020

Alueen whatsap-ryhmässä sekä edellisellä tapaamisella on jo hieman ollut puhetta tämän vuoden kesäkauden avajaisista.

Tapahtuma on järjestetty nyt kahtena edellisenä vuotena Lappeenrannassa, pääasiassa oman porukan kesken mutta molempina vuosina paikalle on saapunut porukkaa myös toisilta paikkakunnilta. 

Tänä vuonna tapahtumaa olisi tarkoitus laajentaa hieman isommaksi ja virallisemmaksi, mikäli sopiva paikka tapahtumalle saadaan järjestymään ja ilmoittautuneita autoja "näyttelyä" varten löydetään etukäteen tarpeeksi. 

Alustava suunnitelma tapahtumasta olisi seuraavanlainen:

▪ Ajankohta ja paikka: Toukokuun alussa Lappeenrannassa.

--> mitä täytyy huomioida: Ajankohta ei saa mennä päällekäin kerhon muiden tapahtumien kanssa ja myös muut Etelä-Karjalan alueen kaupungit huomioidaan esimerkiksi sopivan leirintäalueen löytyessä.

▪ Tapahtuma alkaa kaupungilta "näyttelyn"/kokoontumisen merkeissä, johon ovat tervetulleita tuomaan autonsa näytille niin kerholaiset kuin ei-jäsenetkin. Paikan päällä olisi myös kerhon oma infoteltta, jossa mahdollisuus liittyä jäseneksi suoraan paikan päällä esim. läppärillä. Aikaa vietettäisiin kokoontumisen merkeissä noin pari tuntia, jonka jälkeen seuraisi palkintojen jako yleisö-äänestyksellä ja/tai tuomariston valinnan perusteella. 

--> mitä tarvitaan: mainontaa, riittävästi autoja paikalle (mahdolliset sitovat ilmoittautumiset etukäteen); niin käyttiksiä kuin harrasteautojakin, infoteltta, pöytä, kerhon esitteitä, läppäri + 1-2 kerholaista kertomaan kerhosta sekä hoitamaan jäseneksi liittymisiä, äänestyslipukkeet, tuomaristo, palkinnot (pokaalit, tuotepalkinnot?), muuta?

▪ Paikalta poistuttaisiin letkassa, joka kulkisi ennalta suunnitellun reitin kaupungilla.

--> mitä tarvitaan: reitin suunnittelu ennalta (ei hidasteita, mahdollisimman vähän liikennevaloja, maisemareittejä, esim. satama), tulostetut reitit letkaan osallistujille, letkan vetäjä, muuta?

▪ Lopuksi siirryttäisiin illanviettoon sovittuun paikkaan, jossa iltaa vietettäisiin porukalla saunan, grillailun, juomisen, paljun ja mahdollisen muun sovitun ohjelman merkeissä

--> mitä tarvitaan: paikka illanviettoon, mahdollisuus leirintään/yöpymiseen/autojen säilytykseen (huhtarin lomahuoneistot, telttailu?), sauna (telttasauna ja tavallinen?), palju, grilli, sisätilat illanviettoon jos kylmä/huono keli, sovittua ohjelmaa (esim. bändi?), muuta? 

Miltä tää alustava suunnitelma kuullostaisi? Tapahtumaa aloitetaan suunnittelemaan seuraavilla kahvitteluilla sunnuntaina 8.3, jolloin mahdollisimman monen olisi hyvä saapua paikalle ja tuoda ideoita tapahtuman suhteen julki. Hyvä olisi miettiä yllälueteltuja asioita (paikkaa, palkintoja, leirintää yms) jo etukäteen ja mahdollisia muita asioita mitä tuossa ei oltu vielä lueteltu.

Täydennellään suunnitelmaa tänne aina sitä mukaan kun jotakin uutta ilmenee, niin kaikki kiinnostuneet pysyvät tilanteen tasalla. Myös tähän ketjuun voi heittää ideoita ja kysymyksiä tapahtuman suhteen! 👍🏻

Muokattu: Huhtikuu 1, 2020, käyttäjä: marrtsu

[Heidi_K 71]

Ihan pienenä heittona, mutta voisiko tässä ajatella jotain yhteistyötä AutoAritan kanssa? Jos sponssina tulis jotain palkintoa heiltä ja toisivat vaikka heiltä myös auton tai parikin näytille, tms.? Tämmöinen puolihuolimaton idean tynkä vain

[marrtsu 240]

1 tunti sitten, Heidi_K kirjoitti:

Ihan pienenä heittona, mutta voisiko tässä ajatella jotain yhteistyötä AutoAritan kanssa? Jos sponssina tulis jotain palkintoa heiltä ja toisivat vaikka heiltä myös auton tai parikin näytille, tms.? Tämmöinen puolihuolimaton idean tynkä vain

Miksipä ei, hyvältä kuullostaa 😊

[Reivn 273]

On 2/19/2020 at 8:55 PM, Heidi_K said:

Ihan pienenä heittona, mutta voisiko tässä ajatella jotain yhteistyötä AutoAritan kanssa? Jos sponssina tulis jotain palkintoa heiltä ja toisivat vaikka heiltä myös auton tai parikin näytille, tms.? Tämmöinen puolihuolimaton idean tynkä vain

Mitä, lupailet jo Aritan puolesta autoa palkinnoks? Kyllä kiitos, uus Yaris näyttäs oikein hyvältä omassa pihassa 

[Reivn 273]

Itse asiaan. Mainonta lienee nykyaikana suhteellisen helppoa, se on sitten eri asia keitä lopulta paikalle tulee. Ensin saatava selville majoitus, saako alueelle tulla muita kuin majoittujia, voiko siellä käyttää omaa telttasaunaa ja rahoituspuoli jos saadaan tukea/sponsorointia tai jos maksetaan kaikki omasta pussista. Näyttelyä ajatellen jonkun tulisi selvittää ensisijaisesti se järjestysmiehen tarve ja mahdolliset luvat kaupungin maa-aluetta käytettäessä jos tilaisuudesta tehdään julkinen ja sitä markkinoidaan. Esimerkiksi torilla olevat autotapahtumat taitaa vaatia luvan kaupungin torivalvojalta, en tiedä maksaako se mitään? Yksi tapahtumapaikan vaihtoehto on tietysti esimerkiksi raviradan kaupungin puoleisessa päässä oleva hiekkaparkkis jossa on reilusti tilaa ja sinne on helppo ajaa, mutta satunnaisia ohikulkijoita sinne ei saa samalla tavalla kuin keskustan tuntumaan...

Muokattu: Helmikuu 21, 2020, käyttäjä: Reivn

[marrtsu 240]

Eilen saatiin kahvitteluilla aika hyvin suunniteltua tapahtumaa eteenpäin.

Suunnitelma tällä hetkellä:

- ajankohta 16-17.5, tapahtuman alku lauantaina klo 12:00

- paikkana mahdollisesti Luumäen Salpahotelli, majoittuminen omakustanteisesti

- ohjelmana kaikille avoin autonäyttely palkintoineen ja iltaohjelmaa (saunat ja illanviettoa) vain jäsenille

Tehtävälistalla/selvityksessä:

- soitto Salpahotelliin ja tarjouspyynnöt majoituksesta ja saunoista

- vierailu paikanpäällä ja tutustuminen alueeseen

- majoitusten varaus kerholaisille päivämäärään x asti 

- parkkialue autonäyttelyä varten

- illanviettopaikka (saunatilat, grillikatos)

- sponsorit

- riittävästi kalustoa näyttelyyn

- mahdollinen kerhon tuki saunojen vuokriin

- näyttelyn palkinnot

- mainostus: some, flyerit ja julisteet 

Olikohan tässä kaikki? Mie laitoin jo kyselyä hallitukselle tuosta mahdollisesta kerhon tuesta ja me Heidin kanssa soitellaan sinne Salpahotellille ja lähdetään mahdollisesti käymään siellä Jonetan kanssa.

Päivittelen tänne heti kun jotain uutta taas selviää. 

Seuraavan kerran tapahtumaa olisi tarkoitus suunnitella kahvitteluiden yhteydessä su 22.3 klo 16:00 ABC:llä. 

 

 

Muokattu: Maaliskuu 9, 2020, käyttäjä: marrtsu

[Morgo systems 8]

Miulta löytyy Neuvostoarmeijan komentoteltta;sellaiset 5 m halkaisijaltaan et siihen mahtuis vaikka mitä toimintoja! Pystyttämiseen tosin tarttee vähintään 2 mut 4 olis parempi.. Kamiinaa tuskin tarttee eli neliöitä siinä olis. Jos tuollaiselle olis käyttöä niin saa kertoa.Pitkälti ihan seisomakorkeus.Siihen vaan jotain Fintoys bannereita päälle niin se karu ulkomuoto unuhtuu

[marrtsu 240]

Hei! Kiitos kaikille tapahtuman suunnitteluun ja järjestämiseen osallistuneille. Tapahtuman järjestäminen oltiin saatu jo niin pitkälle, että olimme jo tehneet varaukset majoituksista, sauna- ja illanviettotiloista sekä näyttelyalueesta Hamina Campingiin 15-17.5.2020, mutta vallitsevan tilanteen vuoksi tapahtuma ja kaikki majoitukset on peruttu.

Katsotaan mikä tilanne on syksyllä, että voitaisiinko tapahtuma muuttaa vaikkapa kesäkauden lopettajaisiksi ja mennä näillä tähän astisilla suunnitelmilla muilta osin. Haminan leirintäalueelle sanoin, että palaamme asiaan mahdollisesti uudelleen jos tapahtuma saadaan siirrettyä. Viimeistään ensi vuonna sitten! Seurataan nyt koronatilanteen etenemistä ja toivotaan että selvittäisiin kaikki näistä poikkeuksellisista ajoista.